Để chuẩn bị cho quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị theo tinh thần Kết luận số 127 và Kết luận số 137 của Bộ Chính trị, tỉnh đã chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương khẩn trương triển khai việc chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ. Việc làm này không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn, khai thác tài liệu lâu dài, mà còn góp phần tăng cường tính minh bạch, hiệu quả trong quản lý nhà nước, phục vụ đắc lực việc sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy sắp tới.
Lãnh đạo xã Thanh Trù (Vĩnh Yên) chỉ đạo việc thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo đúng hướng dẫn. Ảnh: Dương Hà
Công tác chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị là công việc rất quan trọng, giúp quản lý, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật Nhà nước; tránh phân tán, mất mát, hư hỏng, lộ lọt thông tin hồ sơ, tài liệu khi thực hiện sắp xếp bộ máy.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác này, UBND tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, giao Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu.
Đồng thời, đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến, quán triệt tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị, địa phương về việc triển khai chỉnh lý, số hóa tài liệu văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo yêu cầu của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
Tổ chức nhiều lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp cho cán bộ, công chức làm công tác này tại các cơ quan, sở, ngành, các huyện, thành phố và các xã, phường, thị trấn trong tỉnh.
Thực hiện chỉ đạo của tỉnh, UBND huyện Vĩnh Tường đã yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc, các xã, thị trấn chủ động nghiên cứu thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo đúng hướng dẫn.
Huyện thành lập Ban chỉ đạo và tổ giúp việc để chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nhiệm vụ này. Đồng thời, thường xuyên trao đổi, nắm bắt những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện để kịp thời tháo gỡ.
Nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị trong huyện và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, đến ngày 16/5, các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn trong huyện đã chỉnh lý tại Kho Lưu trữ được khoảng 820m, với tổng số 8.272 hộp, hơn 37.000 hồ sơ lưu trữ.
Trong đó, có 5.288 hộp, với 26.652 hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn; 2.684 hộp, với 11.412 hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn. Công tác số hóa cũng đang được gấp rút triển khai.
Thời gian tới, huyện tiếp tục chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn rà soát kỹ tài liệu văn thư, lưu trữ để báo cáo UBND huyện và chủ động nghiên cứu thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu theo chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh.
Thành viên Ban chỉ đạo và Tổ trưởng Tổ giúp việc trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao hướng dẫn các đơn vị phụ trách thực hiện tốt nhiệm vụ. Phấn đấu đến ngày 25/6, 100% cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn hoàn thành việc chỉnh lý, số hóa, sắp xếp, đóng gói hồ sơ tài liệu văn thư, lưu trữ theo quy định.
Tuy nhiên, theo đánh giá của cơ quan chức năng, hiện nay, số lượng hồ sơ, tài liệu văn thư, lưu trữ chưa được chỉnh lý, số hóa ở các cơ quan, đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã còn rất lớn. Vì vậy, các cơ quan, đơn vị có liên quan, cấp ủy, chính quyền các địa phương cần ưu tiên nguồn lực để khẩn trương chỉnh lý, số hóa tài liệu văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại.
Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ. Trong quá trình thực hiện phải gắn trách nhiệm để cơ quan, đơn vị, tổ chức thực hiện một cách khẩn trương, quyết liệt nhằm sớm hoàn thành công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu theo đúng chỉ đạo.
Thanh Huyền