Nhằm tăng cường quản lý hoạt động công chứng, chứng thực, Sở Tư pháp đã triển khai nhiều giải pháp để hạn chế rủi ro khi giao dịch tài sản. Trong đó, việc ứng dụng phần mềm “Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và dữ liệu ngăn chặn” (phần mềm Uchi) đã mang lại hiệu quả tích cực, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong công tác cải cách hành chính.
Phần mềm “Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và dữ liệu ngăn chặn” mang lại hiệu quả tích cực trong lĩnh vực công chứng, chứng thực, hạn chế rủi ro về giao dịch tài sản. Ảnh: Dương Hà
Toàn tỉnh hiện có 27 tổ chức hành nghề công chứng (1 phòng công chứng, 26 văn phòng công chứng). Theo khảo sát, nhu cầu công chứng hợp đồng giao dịch của người dân ngày càng tăng cao, có tính đa dạng, phức tạp và nhiều yếu tố mới.
Trung bình hằng năm, số lượng hồ sơ công chứng về hợp đồng trên toàn tỉnh lên tới hàng chục nghìn hồ sơ. Tuy nhiên, công tác quản lý Nhà nước trong lĩnh vực này còn hạn chế, nhất là yếu tố về con người, trang thiết bị.
Việc tra cứu, trao đổi thông tin giữa các công chứng viên chưa được cập nhật thường xuyên, dẫn đến tình trạng một số tài sản được công chứng nhiều lần ở nhiều tổ chức hành nghề công chứng khác nhau trên cùng địa bàn, gây thiệt hại cho các tổ chức, cá nhân liên quan.
Trước tình hình đó, Sở Tư pháp đã sớm đưa phần mềm “Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và dữ liệu ngăn chặn” (phần mềm Uchi) triển khai tới các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh nhằm kiểm soát, tra cứu thông tin, tránh rủi ro trong giao dịch tài chính.
Đây là phần mềm có nhiều tiện ích, giúp các đơn vị quản lý hồ sơ, dữ liệu, thông tin của người yêu cầu công chứng, chứng thực. Các dữ liệu thông tin được cập nhật chính xác, nhanh gọn.
Phần mềm có lưu trữ thông tin cảnh báo, ngăn chặn hồ sơ giao dịch, tài sản giả mạo hoặc không đủ điều kiện giao dịch. Đồng thời tự động lưu lại tất cả thông tin về tài sản giao dịch, các bên liên quan trong hợp đồng, giúp công tác tra cứu dễ dàng, thuận tiện hơn.
Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, mỗi khi thực hiện hợp đồng giao dịch tài sản cho khách hàng, công chứng viên chỉ việc truy cập phần mềm để nắm bắt lịch sử giao dịch, xem tài sản đó có thông tin ngăn chặn hay không. Từ đó có phương án xử lý kịp thời, hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động nghiệp vụ.
Sau 9 năm triển khai, phần mềm đã mang lại hiệu quả rõ rệt, cơ bản khắc phục những rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực. Các tài liệu trong hồ sơ công chứng được chuyển đổi lên phần mềm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và lưu trữ thông tin, chế độ thống kê, báo cáo theo tháng, quý, năm với từng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên.
Tất cả dữ liệu, thông tin công chứng, các thông tin ngăn chặn sau khi được cập nhật lên phần mềm đều được đồng bộ hóa, chia sẻ với các tổ chức hành nghề công chứng, từ đó ngăn chặn rủi ro phát sinh, bảo đảm an toàn pháp lý đối với các hợp đồng, giao dịch được công chứng.
Lãnh đạo Sở Tư pháp cho biết: Mặc dù mang lại hiệu quả tích cực nhưng do hệ thống phần mềm này được xây dựng và đưa vào sử dụng trên địa bàn tỉnh từ năm 2015 nên mới dừng lại ở phạm vi tích hợp thông tin, chia sẻ dữ liệu đã công chứng giữa các tổ chức hành nghề công chứng mà chưa xác lập cơ chế chia sẻ thông tin, tích hợp với hệ thống cơ sở dữ liệu của các ngành có liên quan như Văn phòng đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Tòa án nhân dân, Cục Thi hành án dân sự...
Hiện nay, khối cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Sở Tư pháp ngày càng lớn, cần có sự thay đổi về kiến trúc để phù hợp với nhu cầu phát triển và khả năng tích hợp với kiến trúc chính quyền điện tử của tỉnh.
Trước tình hình đó, Sở Tư pháp đã nghiên cứu, đề xuất với UBND tỉnh tiếp tục nâng cấp hệ thống thông tin quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn, nhất là nâng cấp, bổ sung một số tính năng, tiện ích, kết nối liên thông cho ứng dụng phần mềm “Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và dữ liệu ngăn chặn” (phần mềm Uchi), phục vụ hiệu quả hoạt động của các cơ quan có thẩm quyền, tổ chức hành nghề công chứng.
Củng cố chức năng hệ thống thông tin quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng trên địa bàn tỉnh.
Từ đó bảo đảm mọi hoạt động trong lĩnh vực công chứng được thực hiện đúng quy định của pháp luật, hạn chế rủi ro trong các giao dịch tài sản cho người dân.
Lê Minh