Vĩnh Phúc hiện có số lượng tài liệu lưu trữ lịch sử lớn, trong đó, nhiều tài liệu có giá trị, ý nghĩa quan trọng. Vì vậy, việc số hóa tài liệu nhằm giảm thiểu sự xuống cấp của tài liệu gốc trong quá trình khai thác, sử dụng, đồng thời, tạo điều kiện phục vụ dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ việc tra cứu của các cá nhân, cơ quan, tổ chức... là nhiệm vụ cấp thiết.
Cán bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tra cứu tài liệu lưu trữ trong kho chuyên dụng. Ảnh: Dương Chung
Hiện Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Sở Nội vụ) trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của 47 cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, với gần 3.300 m giá tài liệu, tương ứng hơn 140.800 hồ sơ, trong đó, hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hơn 56.200 hồ sơ. Số tài liệu lưu trữ này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên từ thời kỳ tỉnh Vĩnh Phú giai đoạn 1950-1968 và từ khi tái lập tỉnh năm 1997 đến nay.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang quản lý tài liệu lưu trữ bằng hình thức truyền thống là các giá tài liệu, với các phông lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
Hiện trung tâm quản lý và sử dụng kho lưu trữ chuyên dụng nằm trong khuôn viên trụ sở UBND tỉnh, được xây dựng từ năm 2008 với tổng diện tích hơn 2.630 m2. Đa phần tài liệu được hình thành dạng giấy, có độ chính xác và tin cậy cao, được bảo đảm bằng yếu tố thể thức, không cần thiết bị hỗ trợ vẫn đọc được.
Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm nhìn chung bảo đảm phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân trong và ngoài tỉnh.
Những năm gần đây, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã được đầu tư trang thiết bị và bước đầu sử dụng phần mềm quản lý tài liệu số hóa chuyên dùng. Tuy nhiên, tỷ lệ tài liệu được số hóa chưa cao. Hiện, có hơn 1.760 hồ sơ đã được số hóa, đạt 1,17% so với lượng hồ sơ đang lưu trữ.
Hiện nay, tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều dẫn đến nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn. Trong khi đó, công tác quản lý, lưu trữ tài liệu gặp nhiều khó khăn như tài liệu đã trải qua thời gian lưu trữ dài, bị ảnh hưởng bởi môi trường khí hậu, điều kiện bảo quản chưa đáp ứng yêu cầu nên một phần tài liệu đã bị xuống cấp, có dấu hiệu hư hỏng; trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu và chưa đồng bộ; việc thường xuyên khai thác tài liệu gốc như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn dễ bị nhàu nát, không đảm bảo lưu trữ được lâu dài…
Vì vậy, nhằm bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại, có các bản sao dự phòng, kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc, từng bước chuyển từ phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, đồng thời, phục vụ việc sử dụng tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân một cách hiệu quả nhất, tháng 10/2022, UBND tỉnh đã phê duyệt Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023 - 2025; giao nhiệm vụ cụ thể cho các sở, ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện.
Cán bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử số hóa tài liệu lưu trữ trên phần mềm máy tính. Ảnh: Dương Chung
Thời gian tới, các đơn vị chức năng sẽ tập trung số hóa tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử; trong đó, tập trung vào các nhóm tài liệu cần ưu tiên số hóa như tài liệu đang có dấu hiệu xuống cấp, tài liệu có tần suất sử dụng cao…
Sở Nội vụ là đơn vị chủ trì, chú trọng triển khai các hoạt động như tiếp tục rà soát, hoàn thiện phần mềm “Số hóa hồ sơ lịch sử Vĩnh Phúc” đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin, kết nối, chia sẻ dữ liệu và ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử; phối hợp với các đơn vị cung cấp phần mềm số hóa thực hiện nâng cấp, đáp ứng yêu cầu số hóa, đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, cung cấp đầy đủ dữ liệu; bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức làm nhiệm vụ quản lý, lưu trữ và khai thác tài liệu…
Số hóa tài liệu lưu trữ sẽ tạo tiền đề cho việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, đồng thời giảm được không gian lưu trữ, tăng cường khả năng bảo mật thông tin và giảm chi phí vận hành, quản lý hệ thống lưu trữ so với cách làm truyền thống. Thời gian tới, các cơ quan, đơn vị chức năng sẽ tập trung đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử, từ đó, tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi; góp phần hiện đại hóa nền hành chính.
Thùy Linh